國立嘉義大學科學技術研究發展採購流程
壹、小額科研採購：採購金額未達100萬元
一、採購金額未達15萬元-同本校一般性採購程序，請參考本校一般採購作業要點
(一)請購核准後請廠商交貨或採購（同一般性採購程序）。
(二)安裝測試確認功能符合需求，請購單位自行辦理驗收及後續核銷作業。
※自行訪價並比較廠商報價之合理性，評估有否議價空間。
二、採購金額逾15萬元未達100萬元-請購單位（即採購單位）自行辦理
(一)請購人填寫本校科研採購申請單：
1.填寫採購預算金額、品項及數量等並檢附採購規格(書)表、經費核定表(如有)，取得1家以上廠商報價單。
※採購內容如係辦理資訊、電訊或通訊設備有關採購，請妥為訂定採購標的之原產地及投標廠商資格(詳參-行政院公共工程委員會107年12月20日工程企字第1070050131號函)。
※採購內容如涉及國家安全，不允許大陸地區廠商、第三地區含陸資成分廠商及在臺陸資廠商參與。
※採購規格(書)表詳列廠牌、品名、型號、數量，以免驗收時產生爭議。
※如採外幣決標，申請書請註明「幣別」及「申請進口教育研究用品免稅」字樣；並請依個案需求於採購規格(書)表明列付款方式(如貨到電滙T/T)、運送方式(如海運、空運)、貿易條件(如CIP)或其他。
2.至主計室網路請購系統列印財物購置修繕申請書。
3.會辦研發處確認經費來源屬科研採購。
4.會辦總務處並取得採購案號。
(二)校長或其授權人核准後，由請購單位與廠商簽訂契約：
1.底價訂定：請購人應依圖說、規範、契約，並考量成本、市場行情、各著名工廠廠價、同業公會牌價、過去採購紀錄、其他機構採購價格等，提出建議底價，交由請購單位主管核定。
2.查詢拒絕往來廠商：於契約成立前查詢並確認廠商非為拒絕往來廠商。請至政府電子採購網/採購輔助/廠商管理/拒絕往來廠商 辦理查詢作業並列印佐證。(或洽總務處協助查詢)。
3.查驗投標廠商資料，如投標廠商聲明書、公職人員及關係人身分關係揭露表(非屬公職人員或關係人者免填)等。
4.契約得以採購紀錄替代之。(如需訂立契約得洽總務處協助辦理，協助審查各項文件並製作契約書稿及履約保證金繳款單等，由請購人轉交廠商)
5.履約保證金及保固保證金由請購人視案件性質自行決定是否收取。
(三)將辦理採購紀錄、財物購置修繕申請書、採購申請單、採購規格表、廠商報價單、廠商聲明書、底價單、減價單、拒絕往來廠商查詢結果、公職人員及關係人身分關係揭露表(無者免附)及經費核定表(無者免附)等相關文件送總務處。
※如欲辦理免稅，請將免稅明細表一式二份(電腦打字)隨同送出，免稅令有效期為半年，逾期須重新申辦。
※外國廠商在臺灣無代理商者，免填廠商聲明書；採購紀錄廠商欄位免蓋章(請加附電子郵件確認採購相關往來紀錄替代)。
※標的若為管制品，應密切追蹤得標廠商申請許可之進度。
※個案委任書(正本)連同進口免稅令影本等文件交付報關行辦理結關、提貨並送至本校指定地點。報關行(或廠商)需提供進口報單。
(四)驗收：交貨安裝測試確認廠商履約完成，由請購單位自行辦理驗收，並作成驗收紀錄（含功能測試單）。
※外購案件辦理借款，受款人代碼為10192，畫面顯示「交中國信託商業銀行嘉義分行國外匯款」。
※借款支票連同匯出匯款申請單、外匯收支及交易申報書(等值新臺幣50萬元以上)，洽中國信託商業銀行嘉義分行結匯(該銀行原則每天上午10點-11點30分會派員至總務處出納組收取)。
※外國廠商在臺灣無代理商者，由計畫自付相關結匯、開狀費等雜支費用。
※結匯金額=契約外幣金額，結匯申報書須以本校為申報人。
(五)核銷：依規定辦理核銷作業。
(六)採購相關文件，除送主計室核銷外，請購單位應自行保存1份備查。
※免稅令請洽總務處辦理。國外原廠報價單內容若無代理商時，需由申請人事先與原廠溝通確認(中英文之規格及品名、項次、數量、單位、金額等)後再送出，以避免申請免稅令時文件錯誤。
※避免國外廠商未依約履約，外購案件仍以驗收合格後付款為原則。
※因個案需求(如採購標的非新品或採預付款方式等)請另案簽准後辦理。
貳、採購金額100萬元以上未達政府採購協訂GPA門檻1,596萬元金額
一、公告招標
(一)訂有底價
1.請購人詳列採購標的需求規格說明。
2.請購人詳列採購標的審查須知(審查項目及配分)。
3.請購人取得1家以上廠商報價單。
4.請購人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商，作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。
5.請購人在主計室網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。
6.請購人填寫本校科研採購申請單，採購方式勾選公開招標或限制性招標，並會辦研發處確認經費來源屬科研採購。
7.請購人檢附1~6文件，會辦資產經營管理組確認財物分類，送事務組辦理。
8.事務組審查各項文件，製作招標文件。
9.事務組彙整採購相關文件會簽主計室，審核計畫科目及預算額度，控管計畫經費。
10.校長或其授權人核准後事務組辦理公告。
11.請購單位視需要簽陳成立科研採購審查小組，奉核後成立審查小組及工作小組。
12.事務組會同請購單位代表、監辦等相關人員辦理開標。
13.工作小組製作初審意見書，協助審查作業。(無則免)
14.審查小組辦理審查，評定優勝廠商。
15.審查結果簽請校長或其授權人核定優勝廠商。
16.事務組與優勝廠商議價或二家以上優勝廠商依序議價。
17.決標、簽約、交貨、驗收、付款及保固。
※審查小組5人以上，成員由校長或其授權人核定。
※採購案單純或有前例可循，審查小組於審查會議前成立；訂定或審查招標文件之審查項目、標準及評定方式有困難或疑慮者，於公告前成立審查小組協助之。
※工作小組至少2人，協助辦理與審查有關之作業，且至少應有1人具有採購專業人員資格。
二、限制性招標
(一)不公告
1.請購人詳列採購標的規格。
2.請購人取得1家廠商報價單。
3.請購人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商，作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。
4.請購人在主計室網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。
5.請購人填寫本校科研採購申請單，採購方式選「限制性招標」；並會辦研發處確認經費來源屬科研採購。
6.請購人填寫本校科研採購限制性招標理由說明書，勾選並說明事由。
7.請購人檢附1~6文件，會辦資產經營管理組確認財物分類，送事務組辦理。
8.事務組審查各項文件，製作招標文件。
9.事務組彙整採購相關文件會簽主計室，審核計畫科目及預算額度，控管計畫經費。
10.校長或其授權人核准後邀請1家廠商，會同申購單位代表、監辦等相關人員辦理議價。
11.簽約、交貨、驗收、付款及保固。
(二)公告(符合本校科學技術研究發展採購符合限制性招標事由第9條或第10條者，應經公開客觀評選優勝廠商)。
1.請購人詳列採購標的需求規格說明。
2.請購人詳列採購標的審查須知(審查項目及配分)。
3.請購人取得1家以上廠商報價單。
4.請購人對於採購財物之規格或勞務之需求等若與廠商進行協商，作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。
5.請購人在主計室網頁線上填寫並列印財物購置修繕申請書。
6.請購人填寫本校科研採購申請單，採購方式選「限制性招標」；並會辦研發處確認經費來源屬科研採購。
7.請購人填寫本校科研採購限制性招標理由說明書，說明事由。
8.請購人檢附1~7文件，會會辦資產經營管理組確認財物分類，送事務組辦理。
9.事務組審查各項文件，製作招標文件。
10.事務組彙整採購相關文件會簽主計室，審核計畫科目及預算額度，控管計畫經費。
11.校長或其授權人核准後事務組辦理公告。
12.後續同上一、公告審查相關程序。
參、採購金額達政府採購協訂門檻金額(112-113年為1,596萬元)
無法採用科研採購，必須適用政府採購法公開招標